Ninguna excluye a las otras. Empezamos por la que proponemos, porque está hecha de piezas de las demás.
FUnión automática: el CRM las une solo y pregunta solo las dudas
Incluye el Excel de control dentro del CRM, con enlace a cada factura (punto 03).
La que proponemos. Automática, sirve para el pasado y para el futuro, y mejora con el uso.
Cada factura que entra se intenta unir sola con unas reglas fijas (están en el punto 05). Si una regla da la respuesta con certeza, la factura queda unida y lleva escrito el porqué. Si no, pasa a una bandeja de dudas con el asunto más probable ya propuesto. Y cuando alguien resuelve una duda, el CRM lo aprende: la siguiente factura de ese cliente con ese concepto entra unida sola.
A favor
- Desde el primer día, casi 3 de cada 10 facturas se unen sin que nadie haga nada.
- Cada duda resuelta es una duda menos el mes siguiente.
- No cambia nada en el A3 ni en el Excel de control.
En contra
- Las primeras semanas la bandeja de dudas será larga, sobre todo con las facturas antiguas.
- Es la opción que más trabajo nos lleva construir.
AQue el asunto venga ya del A3
Incluye el Excel de control dentro del CRM, con enlace a cada factura (punto 03).
Automática de aquí en adelante. Para las facturas antiguas no sirve.
Al facturar en el A3 se elige el expediente que toca, en un campo que el A3 ya tiene. Si cada expediente del A3 corresponde a un asunto del CRM, el CRM lo lee y une la factura solo.
A favor
- El dato nace bien, en el momento de facturar.
- Para el futuro, la unión es automática y exacta.
En contra
- Hay que emparejar una vez los expedientes del A3 con los asuntos del CRM.
- Depende de que el campo se rellene siempre.
BFacturar desde el CRM
Incluye el Excel de control dentro del CRM, con enlace a cada factura (punto 03).
Perfecta de aquí en adelante, pero cambia cómo se factura.
La minuta se prepara en el CRM desde el asunto (la función ya existe) y después se pasa al A3.
A favor
- La unión es perfecta desde el primer día.
- Horas y factura quedan juntas en el asunto.
En contra
- Hay que apuntar cada factura en dos sitios.
- No sirve para las antiguas, y es la que más cuesta que se acepte.
CElegir el asunto a mano cuando la factura entra
Incluye el Excel de control dentro del CRM, con enlace a cada factura (punto 03).
Manual. Sirve para el pasado y el futuro.
Cada factura nueva aparece con un desplegable de los asuntos de su cliente, y facturación elige uno. Es la F sin la parte automática.
A favor
- Sencilla, y el dato queda confirmado por una persona.
En contra
- Hay que elegir en todas, una a una, también en las obvias.
- Con miles de facturas antiguas, es mucho trabajo.
DResponsable según las horas, sin esperar al asunto
Incluye el Excel de control dentro del CRM, con enlace a cada factura (punto 03).
Automática desde ya, pero es una estimación.
El responsable de una factura son quienes imputaron horas a ese cliente entre su factura anterior y esta, con el porcentaje de cada uno.
A favor
- Funciona sola, desde el primer día, para todas las facturas.
- Sirve de puente mientras lo demás se pone en marcha.
En contra
- Si un cliente tiene dos asuntos llevados por personas distintas, las mezcla.
- Saldría siempre rotulado «según horas», nunca como dato seguro.
EEl Excel de control de presupuestos como puente
Incluye el Excel de control dentro del CRM, con enlace a cada factura (punto 03).
Automática, pero solo para lo que lleva presupuesto.
El Excel de control ya une cada presupuesto con sus minutas. El CRM lo leería tal como se trabaja hoy, sin cambiarlo. Si cada presupuesto se une a su asunto, sus facturas lo heredan solas.
A favor
- Aprovecha años de trabajo ya hecho.
- El Excel se sigue usando igual; el CRM solo lo lee.
En contra
- No cubre los abonos.
- Depende de que el Excel esté al día.
